Economía advierte que las facturas en PDF que usan los autónomos quedarán prohibidas en los próximos años

Dentro de pocos años, seguramente entre 2025 y 2026, las facturas en PDF, Excel o Word que utilizan todavía miles de autónomos dejarán de estar permitidas. Según confirmaron fuentes del Ministerio de Economía a este diario, estos formatos ya "no serán válidos" cuando entre en vigor el reglamento de facturación y la obligación de emitir facturas por medios electrónicos.

Hace dos años que se aprobó la famosa Ley Crea y Crece, la primera normativa en España que reguló la obligación de emitir facturas electrónicas en el sector privado. A día de hoy, el Ministerio de Economía todavía está ultimando el reglamento que dará forma a esta nueva medida. Una vez aprobado, empezará la cuenta atrás y los autónomos y empresas tendrán uno o dos años para empezar a facturar a través de medios electrónicos. Hace dos años que se aprobó la famosa Ley Crea y Crece, la primera normativa en España que reguló la obligación de emitir facturas electrónicas en el sector privado. A día de hoy, el Ministerio de Economía todavía está ultimando el reglamento que dará forma a esta nueva medida. Una vez aprobado, empezará la cuenta atrás y los autónomos y empresas tendrán uno o dos años para empezar a facturar a través de medios electrónicos. 

Por otro lado, a raíz de la ley antifraude, también se aprobará pronto un reglamento que regulará las condiciones que tendrán que cumplir los programas que emitan estas facturas electrónicas.

La entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas, así como las condiciones para los programas de facturación, traerán consigo varias novedades para los autónomos. En primer lugar, todos los negocios que trabajen con otras empresas o profesionales tendrán que adquirir un software de facturación homologado o empezar a utilizar la plataforma pública en la que se encuentra trabajando el Ministerio de Hacienda en estos momentos. En segundo lugar, todos los trabajadores por cuenta propia tendrán que dejar de usar facturas que no se adapten a la nueva normativa y no tengan un "formato estructurado".

Según fuentes del Ministerio de Economía, la obligación de empezar a emitir facturas electrónicas no sólo supondrá el fin de las clásicas facturas en papel, sino también de las que estén creadas en cualquier otro formato que no asegure su trazabilidad o autenticidad. Sería el caso, por ejemplo, del PDF, el Word o el Excel, que dejarán de ser soportes válidos para facturar, ya que no cumplen ninguno de esto requisitos.

Así pues, a día de hoy, habría dos normativas en marcha que, cuando entren en vigor, impedirían el uso de facturas en PDF al trabajar con un autónomo o empresa. Por un lado, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece en su artículo 29 apartado 2 la obligación de facturar con un sistema que aporte determinadas garantice de trazabilidad para las facturas.

Según esta ley,  "los productores, comercializadores y usuarios -es decir, los empresarios-, que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. (…)“.

Tal y como aseguraron desde el Ministerio de Economía, estas obligaciones de integridad y trazabilidad que imponen tanto la Ley antifraude como la Ley Crea y Crece serán "incompatibles" con seguir usando facturas en PDF o cualquier otro formato que no esté estructurado -XML o Facturae-.

Formatos de factura electrónica que estarán admitidos para los autónomos

Es más, el propio borrador del reglamento de facturación electrónica regulado por la Ley Crea y Crece advierte que uno de los elementos imprescindibles para que la factura electrónica sea legal será el lenguaje informático en el que se crea. Según la Ley, los autónomos tendrán la obligación de emitir las facturas electrónicas o bien por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o bien a través de una plataforma de facturación privada que esté homologada.

Para estar homologadas las plataformas deberán enviar las facturas en un modelo semántico admitido por la ley como puede ser:  

• Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria 
• Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
• Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
• Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

A falta de que se desarrolle y apruebe el reglamento definitivo, ninguno de estos formatos serían compatibles con las facturas digitales que se crean en PDF, Word o formatos similares.

Sin embargo, advirtieron desde Economía, "todavía estamos trabajando en el reglamento de facturación", por lo que la prohibición de usar facturas en PDF u otros formatos no estructurados no entrará en vigor hasta que no se apruebe el reglamento, pase el periodo transitorio y sea definitivamente obligatoria la factura electrónica,

¿Cuándo dejarán de estar permitidas las facturas en PDF?

Cuando se apruebe el reglamento de facturación electrónica, empezará un periodo transitorio de dos años para que los autónomos y empresas se adapten a la facturación electrónica y además dejen de usar facturas en otros formatos.

Este periodo empezará tras la aprobación del reglamento y las empresas con más de ocho millones de euros de facturación tendrán un año para empezar a usar la factura electrónica. Después, a los dos años, serán todos los demás autónomos y pymes que facturen menos de ocho millones los que ya tendrán que facturar a través de medios electrónicos y cumpliendo todos los requisitos de la Ley Crea y Crece y antifraude.

Durante el periodo transitorio sí se podrán enviar facturas en PDF a los autónomos y pequeños negocios

Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2025, para empezar a emitir todas su facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.

Ahora bien, no hay que olvidar que muchos autónomos y pymes que ingresan menos de ocho millones de euros no estarán obligados todavía a tener un programa de facturación electrónica  y en algunos casos trabajan con estas medianas o grandes compañías que sí tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos. Para estos casos, la Ley 18/2022 marca también un periodo de transición.

Como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales tendrán que acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF. 

De este modo, aunque el autónomo o pyme no tenga aún un programa de facturación electrónica podrá recibir y ver igualmente la factura que le está enviando su cliente, aunque éste sí facture por medios electrónicos.